Deze verklaring legt uit welke persoonsgegevens Soulworx BV verwerkt, waarom, met wie, hoe lang, en wat jouw rechten zijn. Ze geldt voor soulworx.be, soulworxexperience.be, soulworxacademie.be, de B&S Hub, onze community-omgeving, onze nieuwsbrieven en onze trajecten.
Wie verantwoordelijk is. Soulworx BV, Goudbloemlaan 31, 2970 Schilde, KBO 0735.712.831, hello@soulworx.be. Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke: wij beslissen waarom en hoe je gegevens worden verwerkt. Vragen over je gegevens stel je aan hello@soulworx.be.
1. Welke gegevens we verwerken, waarom en hoe lang
Als je onze website bezoekt
We verwerken technische gegevens (IP-adres, browser, geografische locatie, apparaat) en informatie over jouw websitebezoek (vb. duurtijd van jouw bezoek, welke links je aanklikt, en hoe vaak je terugkeert). Dit doen wij om de site te laten werken, te verbeteren en te beveiligen, en met jouw toestemming ook voor statistieken en advertenties via cookies. Meer daarover in onze cookieverklaring op soulworx.be/cookies. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang bij een werkende en veilige site; voor niet-noodzakelijke cookies je toestemming. Bewaartermijn: zie de cookieverklaring.
Als je je inschrijft voor een nieuwsbrief, gratis training of webinar
We verwerken je naam en e-mailadres, en de gegevens die je zelf invult. We gebruiken die gegevens om je te sturen waarvoor je je inschreef en om je te informeren over ons aanbod. We registreren wanneer en via welk formulier je je inschreef, zodat we je toestemming kunnen aantonen. Onderaan elke mail kun je je met één klik uitschrijven. Rechtsgrond: je toestemming. Bewaartermijn: tot je je uitschrijft, of tot twee jaar na je laatste interactie met onze mails.
Als je iets koopt
We verwerken je naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum, bedrijfsgegevens en btw-nummer, wat je kocht, en de status van je betaling. Je betaalgegevens zelf (kaart- of rekeninggegevens) komen niet bij ons; die verwerkt ons betaalplatform. Rechtsgrond: de totstandkoming en de uitvoering van onze overeenkomst en ons legitiem belang om onze activiteiten op een verantwoorde en professionele manier te beheren (vb. facturatie en relatiebeheer, inclusief legitiem goodwill-doel met opt-out), en indien nodig om ons te verdedigen in gerechtelijke procedures, wanneer het in ons belang is om jouw gegevens te gebruiken in deze procedures.
Bewaartermijn: facturen bewaren we zeven (7) jaar, te rekenen vanaf 1 januari van het jaar na de factuurdatum; onze boeken en andere voorgeschreven stukken zeven (7) jaar vanaf 1 januari van het jaar na hun afsluiting of hun datum, in overeenstemming met de fiscale en economische bewaarplichten.
Als je een traject volgt
We verwerken je intakegegevens, je vragen en opdrachten, je aanwezigheid bij sessies (ook nodig voor de KMO-portefeuille), je voortgang in de academie, wat je deelt in de community, en de opnames van live sessies waarin je te zien of te horen kunt zijn. Bij je voortgang hoort ook je kijkgedrag: per video houden we bij welke delen je bekeek, wanneer en hoe lang (kijkbeurten met begin- en eindtijd), naast je logins en aanwezigheidssessies. Alleen beheerders van Soulworx kunnen je kijkgegevens per persoon inzien.
We gebruiken die gegevens voor twee onderscheiden doelen, elk met een eigen rechtsgrond:
Je begeleiden en je traject leveren: je voortgang tonen, verder gaan waar je stopte, sessies voorbereiden, en je opvolgen als je stilvalt. Rechtsgrond: de uitvoering van onze overeenkomst.
Ons lesmateriaal verbeteren: nagaan welke lesonderdelen structureel tot vroegtijdig afhaken leiden, zodat we ze kunnen herwerken. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang bij goed lesmateriaal. We doen dit zoveel mogelijk op geaggregeerde of gepseudonimiseerde cijfers, en je kunt hiertegen bezwaar maken (zie hoofdstuk 7).
Bewaartermijn: tot twee jaar na het einde van je toegang; dat geldt ook voor je kijkgegevens, logins en aanwezigheidssessies, die daarna automatisch worden verwijderd. Vóór we definitief wissen, verwittigen we je. Uitzondering: volgde je een opleiding met steun van de KMO-portefeuille, dan moeten we tien jaar lang kunnen aantonen dat je die opleiding werkelijk hebt gevolgd. Voor die opleidingen bewaren we daarom alle opleidings- en kijkgegevens tien jaar, te rekenen vanaf de startdatum van die opleiding: je inschrijvingsbewijs, de aanwezigheidslijsten, een kopie van je vormingsattest, en je voortgangs- en kijkgegevens die je deelname aantonen. Opnames van sessies bewaren we zolang de deelnemers van die editie er toegang toe hebben; daarna wissen we ze of anonimiseren we ze. Onze lesvideo's spelen af via de videospeler van Vimeo; die stuurt daarbij je IP-adres, apparaatgegevens en afspeelgedrag naar Vimeo (Verenigde Staten) en plaatst cookies. Meer daarover in onze cookieverklaring.
Als je de B&S Hub gebruikt
We verwerken je accountgegevens (naam, e-mailadres, inloggegevens), je bedrijfsgegevens, alles wat je zelf invoert in de Hub (onder andere teksten, plannen, cijfers, scenario's en andere werkdocumenten, zielsverlangens, visie, doelen, why, beperkende overtuigingen, gegevens over je tribe, aanbod, financieel plan, marketing & sales, business & soul scan, tijd- & impactkompas, je suggesties over de Hub en je website) en wat de Hub voor je maakt. Daarnaast verwerken we technische gegevens die nodig zijn voor de werking en de beveiliging, zoals IP-adres, apparaat- en loggegevens, en gebruiksgegevens per tool (welke tool, welk model, hoeveel verbruik) voor kostenopvolging en misbruikpreventie. We gebruiken die gegevens om je account te beheren, de Hub en haar functies te leveren, je werkruimte te bewaren zodat je ermee verder kunt, support te geven en de Hub te beveiligen. Rechtsgrond: de uitvoering van onze overeenkomst; voor beveiliging, misbruikpreventie en kostenopvolging ons gerechtvaardigd belang; voor gerechtvaardigd belang bij klantenondersteuning en verbetering van B&S Hub; na het einde van je toegang ons gerechtvaardigd belang bij het bedienen van terugkerende klanten.
Bewaartermijn: tot twee jaar na het einde van je toegang, zodat je bij een terugkeer verder kunt met je werkruimte; gebruiks- en beveiligingslogs bewaren we twaalf maanden. Op jouw vraag wissen we eerder. Back-ups kunnen de wisdatum tot 35 dagen overleven. Daarna wissen we alles, behalve wat we wettelijk moeten bewaren. Voer geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens in de Hub in (zie "Wat we niet vragen" hieronder).
Als je ons mailt of berichten stuurt of het contactformulier invult op soulworx.be/contact/
We verwerken je contactgegevens en de inhoud van je bericht om je te antwoorden en je verder te helpen. Rechtsgrond: de uitvoering van onze overeenkomst of ons gerechtvaardigd belang bij goede klantenservice. Bewaartermijn: drie jaar na het laatste contact. Gaat je bericht over een aankoop of een afspraak tussen ons, dan kunnen we het langer bewaren als bewijs, tot het einde van de wettelijke verjaringstermijn die op die overeenkomst van toepassing is, en niet langer dan tien jaar na het einde ervan.
Als je deelneemt aan een event of live dag
We verwerken je inschrijving, je aanwezigheid en, als je dat opgeeft, je voedingsvoorkeuren voor de catering. Die laatste wissen we na het event. Rechtsgrond: de uitvoering van onze overeenkomst.
Als je een testimonial geeft of in beeld komt voor onze marketing
Dat doen we alleen met je aparte, schriftelijke toestemming. Je kunt ze op elk moment intrekken voor toekomstig gebruik. Bewaartermijn: zolang je toestemming loopt.
Wat we niet vragen
We vragen je niet naar gegevens over je gezondheid, overtuigingen, herkomst of andere bijzondere categorieën. Deel je in een sessie of gesprek toch zoiets, dan behandelen we het vertrouwelijk, gebruiken we het alleen om jou te begeleiden, en slaan we het niet gestructureerd op.
Wat je moet geven, en wat als je dat niet doet
De gegevens die we vragen bij een inschrijving of aankoop hebben we nodig om onze overeenkomst met jou te kunnen uitvoeren en om onze factuur correct op te maken. Geef je ze niet, dan kunnen we je inschrijving of aankoop niet verwerken. Alle andere gegevens geef je vrijwillig; laat je ze weg, dan heeft dat geen gevolgen voor je deelname.
Geautomatiseerde beslissingen
We nemen geen beslissingen over jou die uitsluitend door een systeem worden genomen en die juridische of vergelijkbare gevolgen voor je hebben.
2. Hoe we AI inzetten
We werken met AI-systemen in onze eigen werking en in de tools die we je aanbieden. Dit is wat dat voor jouw gegevens betekent.
De B&S Hub. In de Hub werk je met een AI-systeem, niet met een medewerker van Soulworx; dat melden we in de Hub zelf bij het eerste gebruik. Wat je invoert, wordt via een AI-gateway naar een AI-model van een externe leverancier gestuurd om de output te maken, en die output komt terug in je account. Die leveranciers treden op als verwerker onder zakelijke voorwaarden, en volgens die voorwaarden worden je gegevens niet gebruikt om hun modellen te trainen.
We werken voor de Hub, de mailassistent en interne tools met OpenAI (ChatGPT Business, via OpenAI Ireland), Google (Gemini binnen Google Workspace) en Anthropic (Claude, via Anthropic Ireland, zakelijk Team-abonnement). Met elke leverancier hebben we een verwerkersovereenkomst; je gegevens worden niet gebruikt om hun modellen te trainen. De doorgifte naar OpenAI en Anthropic steunt op standaardcontractbepalingen; Google combineert het EU-US Data Privacy Framework met standaardcontractbepalingen.
De output kan onvolledig, onnauwkeurig of verouderd zijn; je beoordeelt ze zelf vóór je ze gebruikt, zeker bij zakelijke, financiële, juridische of fiscale beslissingen. We nemen in de Hub geen geautomatiseerde beslissingen met rechtsgevolgen voor jou.
Je werkruimte is van jou: ons team leest ze niet actief. Uitzonderlijke toegang kan alleen als dat nodig is voor beveiliging, voor support op jouw vraag of voor een wettelijke verplichting; die toegang wordt gelogd.
AI als ondersteuning van ons eigen werk. We gebruiken AI-assistenten om antwoorden op klantmails voor te bereiden, om opnames van sessies en gesproken notities te laten uittypen, en om teksten, planning en analyse te ondersteunen. Daarvoor werken we met zakelijke accounts waarvan de voorwaarden training op onze gegevens uitsluiten, en we voeren niet meer persoonsgegevens in dan de taak vereist. Bij het beantwoorden van mails leest een teamlid elk voorstel na, past het aan waar nodig en verstuurt het; antwoorden vertrekken nooit automatisch vanuit een AI-assistent.
Wat AI bij ons niet doet. AI neemt geen beslissingen over jou. Een mens beslist over je inschrijving, je begeleiding, je betaling en je klacht. Als je met een AI-systeem praat in plaats van met een mens, zeggen we dat.
Welke AI-leveranciers we inzetten en waar ze gevestigd zijn, houden we bij in ons verwerkingsregister. Wil je de actuele lijst, mail dan naar hello@soulworx.be en je krijgt ze.
3. Met wie we je gegevens delen
We verkopen je gegevens nooit. We delen ze met partijen die in onze opdracht werken (verwerkers), en in enkele gevallen met partijen die zelf verantwoordelijk zijn voor wat ze ermee doen. Met elke verwerker sluiten we een verwerkersovereenkomst.
Verwerkers. Partijen die in onze opdracht gegevens verwerken, in deze categorieën:
ons betaal- en facturatieplatform en de betaalverwerker (Europese Unie);
ons e-mailplatform voor nieuwsbrieven, bevestigingen en klantopvolging (Verenigde Staten);
onze leerplatformen en onze community-omgeving (Europese Unie en Verenigde Staten);
videohosting van onze lesvideo's (Vimeo, Verenigde Staten);
de infrastructuur van de B&S Hub: database, authenticatie en applicatie (Europese Unie);
onze AI-leveranciers voor de Hub, de mailassistent en interne tools (Verenigde Staten; zie hoofdstuk 2);
onze kantoortools, opslag en gedeelde inbox (Verenigde Staten en Canada);
transcriptie van opnames en notities (Verenigde Staten);
het WhatsApp Business Platform, alleen na je opt-in (Ierland en Verenigde Staten);
onze videotool voor live sessies en onze planningstool voor gesprekken;
de post- of koerierdienst die onze werkboeken en andere fysieke producten bezorgt;
onze partners die fysieke pakketten inpakken en versturen in onze opdracht;
statistiek- en advertentiediensten, alleen met je toestemming via de cookiebanner (Verenigde Staten).
De namen van deze partijen houden we bij in ons verwerkingsregister. Wil je de actuele lijst, mail dan naar hello@soulworx.be en je krijgt ze.
Anderen die zelf verantwoordelijk zijn.
Onze boekhouder, voor de wettelijke boekhouding.
VLAIO (Agentschap Innoveren en Ondernemen), als je betaalt via de KMO-portefeuille: we bezorgen de gegevens die de subsidie vereist, zoals je aanwezigheid, dit doen we ter uitvoering van onze overeenkomst met jou. Meer informatie over de verwerkingen door VLAIO kan je terugvinden in hun privacybeleid.
Meta, als je deelneemt aan een Facebookgroep of ons via Instagram contacteert: Wij zijn gezamenlijk verantwoordelijk met Meta, waarbij Soulworx verantwoordelijk is voor het beheer van de Facebookgroep en de Instagrampagina, en Meta voor de algemene platformwerking en de eigen advertentiewerking. Indien je meer informatie wilt over de wijze waarop Meta jouw persoonsgegevens verwerkt, verwijzen wij naar het privacybeleid van Meta.
Overheden of gerechtelijke instanties, als de wet ons daartoe verplicht.
Een overnemer van ons bedrijf, als Soulworx ooit wordt overgedragen; je rechten blijven dan gelden.
Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte. Sommige verwerkers zitten in de Verenigde Staten of in een ander land buiten de EER. We geven gegevens alleen door wanneer daarvoor een geldig mechanisme bestaat: ofwel is de ontvanger actief gecertificeerd onder het EU-US Data Privacy Framework, ofwel steunt de doorgifte op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, aangevuld met passende maatregelen. Welk van beide geldt, verschilt per partij. We houden per partij bij welk mechanisme van toepassing is; wil je dat weten, mail ons.
4. Opnames en community
Opnames. We nemen live sessies op zodat deelnemers ze kunnen herbekijken. Je kunt daarin te zien of te horen zijn. Opnames blijven binnen de groep van deelnemers van jouw editie en gebruiken we niet voor marketing zonder je aparte toestemming. Wil je niet in beeld, zet dan je camera uit en stel je vragen via de chat. De rechtsgrond is de uitvoering van de overeenkomst.
Community. Wat je plaatst in de community is zichtbaar voor de andere leden. Deel daar geen gegevens die je liever niet met de groep deelt. Wat anderen delen, blijft binnen de groep; dat is ook een afspraak in onze algemene voorwaarden op soulworx.be/algemenevoorwaarden (artikel 2.4, en voor groepstrajecten ook artikel 4.1).
5. WhatsApp
Als je daarvoor apart je toestemming geeft, sturen we je praktische WhatsApp-berichten over je traject: herinneringen, links naar sessies en opnames, praktische updates. Nieuws en aanbiedingen sturen we alleen als je daar apart voor koos. Je stopt op elk moment door STOP te antwoorden of ons te mailen. WhatsApp-berichten verlopen via het WhatsApp Business Platform van Meta; Meta verwerkt je nummer en de berichten als verwerker in onze opdracht, waarvoor wij een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Je nummer gebruiken wij nooit voor andere doeleinden of geven we nooit door voor marketing van anderen.
6. Beveiliging
We beschermen je gegevens met passende technische en organisatorische maatregelen: beveiligde verbindingen, toegang op basis van rol, tweestapsverificatie waar mogelijk, en afspraken met elke verwerker. Ons team krijgt alleen toegang tot wat het nodig heeft. Gebeurt er toch een inbreuk met risico voor jou, dan melden we die binnen 72 uur aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en informeren we jou als het risico hoog is.
7. Jouw rechten
Je hebt het recht om:
in te zien welke gegevens we van je hebben en er een kopie van te krijgen;
ze te laten verbeteren als ze onjuist of onvolledig zijn;
ze te laten wissen, behalve wat we wettelijk moeten bewaren;
de verwerking te laten beperken in de gevallen die de wet voorziet;
je gegevens over te dragen naar een andere partij, in een gangbaar formaat;
je toestemming in te trekken wanneer een verwerking op toestemming steunt, zonder gevolgen voor wat daarvoor gebeurde.
Recht van bezwaar. Je hebt op elk moment het recht om bezwaar te maken tegen het gebruik van je gegevens voor direct marketing, waaronder het versturen van nieuwsbrieven en commerciële berichten. Dan stoppen we daar meteen mee. Je kunt ook bezwaar maken tegen verwerkingen die steunen op ons gerechtvaardigd belang; dan wegen we je belangen af en laten we je weten wat we beslissen.
Vraag je ons om je account te verwijderen, dan heeft dat ook gevolgen voor de inhoud van je werkruimte in de Hub: die verdwijnt mee. Exporteer wat je wilt bewaren vóór je die vraag stelt.
Zo oefen je je rechten uit. Mail naar hello@soulworx.be. We antwoorden ten laatste binnen een maand. Als we twijfelen of het verzoek echt van jou komt, vragen we je om je identiteit te bevestigen op een manier die niet verder gaat dan nodig; een kopie van je identiteitskaart vragen we niet standaard.
Klacht. Ben je niet tevreden met hoe we met je gegevens omgaan, dan horen we dat graag eerst zelf. Als je niet tevreden bent met het antwoord, kan je een klacht indienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit, in België is dat de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be. Woon je in Nederland, dan kun je terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
8. Minderjarigen
Ons aanbod is bedoeld voor volwassenen. We verwerken bewust geen gegevens van personen jonger dan 18 jaar. Merken we dat het toch gebeurde, dan wissen we die gegevens. Wij vragen hiervoor bij de inschrijving je geboortedatum.
9. Wijzigingen
We passen deze verklaring aan wanneer onze werking of de wet verandert. De datum van de laatste wijziging staat bovenaan. Bij een wezenlijke wijziging verwittigen we je per mail als we je e-mailadres hebben.
10. Contact
Soulworx BV, Goudbloemlaan 31, 2970 Schilde, hello@soulworx.be.
Laatst bijgewerkt op 30 september 2026